La certification CPNP (Portail de notification des produits cosmétiques) est une procédure de conformité obligatoire pour tous les produits cosmétiques commercialisés sur le marché de l’UE. Un processus de demande standardisé et efficace permet aux entreprises de raccourcir le délai de dédouanement, d’éviter les risques de non-conformité et d’assurer un accès fluide au marché. En tant que fabricant professionnel de produits de soins de la peau, INTE Cosmetics (Shenzhen) Co., Ltd. offre un soutien technique et opérationnel complet et intégré aux clients pour leur certification CPNP et leur conformité au marché européen. Voici notre processus optimisé de « dédouanement doré » CPNP, avec des échéances clairement définies par phase et des spécifications opérationnelles standardisées.
1. Préparation préalable à la demande (2 à 3 semaines)
Une préparation préalable adéquate constitue la base d’une soumission CPNP exempte d’erreurs, en mettant l’accent sur la vérification de la conformité des ingrédients et la préparation des documents :
- Pré-évaluation de la formule : Vérifier la conformité de tous les ingrédients cosmétiques en consultant la base de données officielle CosIng afin d’éliminer les ingrédients interdits ou restreints et garantir le respect intégral de la réglementation cosmétique européenne.
- Confirmer la personne responsable dans l’UE (RP) : Signer un accord d’autorisation formel avec la personne responsable désignée dans l’UE afin de finaliser la qualification requise pour la soumission ultérieure dans le système.
- Préparer les documents de base : Classer et standardiser les documents essentiels, notamment les fiches complètes de formule du produit, les documents officiels détaillant le procédé de fabrication et les projets officiels d’étiquetage.
2. Compilation des documents officiels (2 à 4 semaines)
Des documents techniques standardisés et complets constituent le cœur d’un dépôt réussi au CPNP. Tous les fichiers doivent respecter les spécifications techniques harmonisées de l’UE :
- Établir le rapport CPSR : Confier à un laboratoire professionnel qualifié la réalisation des essais de sécurité du produit et l’établissement d’un rapport officiel sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR).
- Améliorer le dossier PIF : compléter et vérifier tous les modules du Dossier d’informations produit (PIF) afin de garantir l’absence d’informations manquantes, d’erreurs de données ou d’écarts par rapport aux spécifications.
- Audit de conformité des étiquettes : vérifier rigoureusement les détails figurant sur l’étiquette, notamment les coordonnées de la personne responsable dans l’UE, les noms normalisés des ingrédients selon la nomenclature INCI, l’étiquetage des allergènes et les autres mentions obligatoires.
3. Dépôt du dossier dans le système (1 à 3 jours ouvrables)
Une fois la conformité de tous les documents confirmée, procéder à un dépôt en ligne efficace via le système officiel CPNP :
- La personne responsable dans l’UE se connecte au système officiel CPNP et saisit avec précision l’ensemble des informations relatives aux caractéristiques et aux spécifications du produit.
- Télécharger les dossiers PIF normalisés, les rapports de sécurité CPSR et les échantillons définitifs étiquetés.
- Soumettre la demande, obtenir le numéro officiel et unique de notification CPNP, et conserver soigneusement l’e-mail de confirmation émis par le système pour les opérations ultérieures de dédouanement et d’inspection.
4. Maintien continu de la conformité (en cours)
La conformité CPNP n’est pas une déclaration ponctuelle, mais un mécanisme de gestion dynamique à long terme destiné à faire face aux mises à jour réglementaires de l’UE et aux modifications des produits :
- Mettre à jour et classer annuellement l’ensemble des informations relatives au dépôt CPNP des produits afin d’assurer la cohérence et la validité continue de ces informations.
- Lancer sans délai une nouvelle notification dès qu’une modification intervient dans la formule du produit, ses étiquettes ou ses paramètres essentiels.
Mettre en place un mécanisme de surveillance en temps réel des notifications RAPEX afin de réagir rapidement aux alertes précoces relatives à la sécurité des produits dans l’UE et d’éviter les risques de retrait du marché.
